Zawieszona spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) może być zwolniona z obowiązku sporządzania i składania sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) za dany rok obrotowy, jeśli spełni łącznie następujące warunki:
- Zawieszenie działalności przez cały rok obrotowy: Działalność spółki musi być zawieszona nieprzerwanie przez cały rok obrotowy.
- Brak zdarzeń o charakterze majątkowym lub finansowym: W okresie zawieszenia nie mogą wystąpić żadne zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym, takie jak:
- Dokonywanie odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych.
- Poniesienie kosztów, np. opłat za media, czynsz, prowadzenie rachunku bankowego.
- Osiąganie przychodów, np. odsetek od środków na rachunku bankowym.
- Regulowanie zobowiązań powstałych przed zawieszeniem działalności.
Jeśli choć jeden z powyższych warunków nie zostanie spełniony, spółka ma obowiązek zamknięcia ksiąg rachunkowych i sporządzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy.
Należy pamiętać, że sam fakt zawieszenia działalności nie zwalnia automatycznie z obowiązku składania sprawozdania finansowego do KRS. Sąd rejestrowy nie posiada informacji o spełnieniu powyższych warunków, dlatego może wezwać spółkę do złożenia sprawozdania lub oświadczenia o braku takiego obowiązku.
W przypadku otrzymania takiego wezwania, spółka powinna w terminie wyznaczonym przez sąd złożyć stosowne wyjaśnienie, informując o spełnieniu warunków zwalniających z obowiązku sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego.
Podstawą prawną dotyczącą obowiązku sporządzania i składania sprawozdań finansowych przez spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w okresie zawieszenia działalności jest art. 12 ust. 3b ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591 z późn. zm.).
Zgodnie z tym przepisem, jednostka może nie zamykać ksiąg rachunkowych za rok obrotowy, w którym działalność przez cały czas pozostawała zawieszona, pod warunkiem że:
- Nie dokonywała odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych.
- Nie wystąpiły inne zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym.
Jeśli te warunki są spełnione, spółka nie ma obowiązku sporządzania i składania sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy. W przeciwnym razie, nawet w okresie zawieszenia działalności, spółka jest zobowiązana do dopełnienia tych obowiązków.